6 dicas para otimizar o tempo e aumentar a produtividade no trabalho

Já teve a sensação de que o dia acabou ou a semana chegou ao fim em um piscar de olhos? Embora os dias continuem com suas 24 horas e as semanas com sete dias, muitas vezes sentimos que falta tempo para realizar todas as tarefas necessárias, seja no ambiente de trabalho, em casa ou até mesmo nos momentos de lazer. No primeiro caso, saber organizar o tempo tornou-se um diferencial competitivo e valorizado no mercado. Se tempo é dinheiro, saber usá-lo proporciona aumento na produtividade.

Mudanças na rotina das empresas e, principalmente, nas atitudes de cada profissional, proporcionam melhorias facilmente percebidas em pouco tempo. Confira algumas dicas simples, valiosas e que podem ser colocadas em prática agora mesmo para otimizar o tempo no trabalho. Isso, colocadas em prática agora mesmo! Afinal, por que continuar perdendo tempo?!

Faça um bom planejamento

Tenha uma lista de tarefas. Ela pode ser feita diariamente ou semanalmente, isso vai depender do fluxo de trabalho e das demandas específicas em cada empresa. Escreva, defina quais tarefas são prioritárias e quais podem ser deixadas para outro momento. Um planejamento bem feito, com atividades bem definidas e prazos para realização de cada uma delas, faz a diferença. Sobre prazos, outra dica importante vem a seguir!

Defina tempos para as atividades

Você sabe que tudo pode mudar às 11h ou às 17h e parte do planejamento ir por água abaixo. Porém, serão casos raros (assim esperamos!). Definir prazos para a realização de cada tarefa do dia auxilia no controle e na organização do tempo. Depois de definir as prioridades do dia, faça um cronograma. Tempo para ler e responder e-mails, tempo para reuniões, tempo para fazer um relatório… Pense em tudo! Como dito no início, tudo pode mudar e nada deve ser engessado, mas trabalhar com a divisão de tempo vai evitar atropelos ou que mais de uma tarefa seja feita ao mesmo tempo,

Evite distrações

Pode parecer óbvio, mas muitos ambientes estão cheios de distrações e ninguém as enxerga como problemas que afetam a produtividade. Acesso ao celular em momentos inoportunos, ruídos exteriores e a até movimentação de pessoas são algumas distrações que afetam o trabalho. Pequenas pausas podem parecer inofensivas, mas podem virar longos períodos de tempo perdido.

Saiba dizer não

Pense em tudo o que chega até você no meio do expediente e interfere naquele planejamento feito para o dia. Muitas solicitações, convites para reuniões e tomadas de decisões urgentes. Saiba enxergar quais destas novas tarefas são essenciais e quais não farão diferença para atingir a meta ou alcançar os objetivos da empresa. Dizer “não” para uma reunião, por exemplo, não é um crime, mas pode ser o que fará a diferença para concluir uma atividade mais importante e urgente.

Delegue tarefas e invista na colaboração

Para quem atua na gestão de uma empresa, abrir mão do controle de algumas atividades pode ser um grande desafio. Mas saber delegar é importante e, mais cedo ou mais tarde, imprescindível para o crescimento. Tenha uma equipe capacitada para dar seqüência aos trabalhos e, quem sabe, as novas visões serão até mesmo capazes de engrandecer o que já era feito. Com as tarefas divididas, o tempo para outras ainda mais fundamentais aparece. Ah, e uma dica que vale para todos da empresa: colabore! Mãos que trabalham juntas e cabeças que pensam ao mesmo tempo em uma mesma situação garantem mais eficiência quando necessário.

Use a tecnologia

Cartas, telefone, internet… A chegada de cada um deles significou grandes avanços na comunicação em suas épocas. Usar a tecnologia disponível a favor da otimização de tempo é mais que uma dica, já pode ser considerada uma regra básica para quem quer ganhos na produtividade. Além de utilizar ferramentas disponíveis para otimizar o tempo de comunicação com clientes e parceiros, a empresa pode ganhar muito tempo nos processos internos.

A Intrasocial vai além: é uma rede social corporativa desenvolvida para simplificar e facilitar a troca de informações entre todos os colaboradores de uma empresa. Com a centralização em uma única plataforma, todos sabem exatamente onde encontrar o que precisam e o gestor tem auxílio completo nos processos de comunicação. Experimente a Intrasocial e seus recursos que ajudam na otimização do tempo.

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