Como eliminar o uso do e-mail na comunicação interna

Abolir o e-mail da sua rotina de trabalho pode parecer loucura. Mas a cada dia, mais e mais empresas estão seguindo por este caminho com o objetivo de aumentar a produtividade de seus funcionários.

A tendência não é nova. Em 2001 a consultora irlandesa Clare Burge fez uma experiência radical, ficando um ano inteiro sem usar o correio eletrônico, com suas contas disparando apenas mensagens automáticas. “Cansei de ser uma escrava do Inbox”, teria afirmado a profissional, que hoje dirige a consultoria Get Organised, em Dublin. Também em 2001, Thierry Breton, diretor-executivo da empresa francesa de tecnologia Atos, anunciou a seus 80 mil funcionários que eles estavam proibidos de usar o correio eletrônico interno. Isso mesmo. Proibidos!

Segundo a BBC, uma pessoa leva, em média, 64 segundos para retomar o que estava fazendo após ler uma nova mensagem em sua caixa Inbox. Outros estudos demonstram que isso pode levar a um total de várias horas perdidas durante o dia, cerca de 25% do período produtivo. E como esse atraso impacta diretamente nos resultados financeiros das corporações, gestores de todo o mundo estão declarando guerra ao e-mail.

Mas como garantir uma comunicação interna eficaz sem o uso do e-mail?

Em primeiro lugar, é preciso demonstrar para os seus colaboradores os motivos e os impactos da decisão no dia a dia do negócio. Também é necessário dispor de ferramentas alternativas que garantam uma boa comunicação interna. E opções não faltam no mercado, muitas delas gratuitas, para de alguma forma substituir o e-mail.

O consultor britânico Lee Mallon, por exemplo, adotou o Dropbox, o Skype e o Slack para manter seus funcionários informados sobre o andamento dos projetos. “Meus funcionários respiraram aliviados com o fim do e-mail”, disse. Mas usar vários produtos diferentes pode ter um efeito contrário: os colaboradores começam a gastar muito tempo alternando entre as plataformas e a comunicação acaba se fragmentando. Outro risco é que ferramentas gratuitas podem sofrer com decisões judiciais, vide o recente caso em que o WhatsApp ficou fora do ar no Brasil, causando prejuízos incontáveis a milhares de empresas. Com a paralisação estima-se que mais de 100 milhões de usuários empresariais foram prejudicados.

Redes sociais corporativas, que unem as funcionalidades de uma intranet à simplicidade das redes sociais, têm cumprido muito bem este papel de aliadas da produtividade. Plataformas como a Intrasocial reúnem, em um mesmo ambiente, ferramentas como chat, gerenciador de tarefas e comunicados, feed de notícias e ainda permitem que você gerencie e compartilhe documentos em um ambiente criptografado e 100% seguro, hospedado em servidores que atendem às maiores exigências de segurança do mundo.

Em um mesmo local você controla a execução de tarefas, os prazos e ainda permite que seus colaboradores compartilhem informações sobre projetos em andamento. Sem contar, é claro, na integração entre as equipes, graças ao ambiente intuitivo e que estimula a comunicação interna. Pondo fim àquela enxurrada de e-mails. Que geram mais e mais e-mails.

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