Saiba quando e como fazer comunicados internos eficientes

Passar informações aos colaboradores é fundamental e imprescindível em diversas situações no dia a dia das empresas para que todos estejam “caminhando juntos”. No entanto, quem nunca teve dúvidas ao precisar fazer um comunicado interno que atire o primeiro rascunho amassado.

A forma exata de comunicar, o momento ideal, a linguagem do texto e a estrutura do comunicado são pontos que merecem atenção e geram dúvidas, principalmente quando a empresa não conta com equipes de comunicação ou recursos humanos, que já possuem experiência e habilidade na produção do conteúdo.

No entanto, não há receitas mágicas ou regras que sirvam da mesma forma para todas as empresas. Comunicados internos requerem atenção aos detalhes e, principalmente, atenção para que a mensagem não seja compreendida de forma errada, com os chamados ruídos. Separamos algumas dicas que prometem facilitar o processo!

Por que fazer um comunicado?

Antes das dicas, é importante ter certeza sobre o que é e quais os objetivos do documento. Sim, o comunicado interno é considerado um documento oficial da empresa, uma vez que é elaborado para informar ao público-alvo (colaboradores) acontecimentos, mudanças, procedimentos, novidades, entre outros.

Os objetivos são bem claros: manter a equipe atualizada em relação ao que acontece na empresa, inseri-la na organização com transparência e padronizar o processo de comunicação. Porém, cabe refletir que nem sempre (ou na maioria dos casos!) a comunicação com os colaboradores deve ser feita por meio deles. Muitas vezes, pequenas informações do cotidiano podem ser transmitidas verbalmente, seja diretamente a todas as equipes ou aos supervisores, que ficam com a missão de repassá-
las.

O comunicado interno não pode perder seu valor! Quando são muitos e frequentes, podem passar batidos. Restringir o uso evita que as mensagens transmitidas sejam vistas como irrelevantes. Não é uma equação matemática, mas pense sempre assim: devo fazer um comunicado interno sobre o assunto em questão ou posso comunicar de outra forma? Se a escolha for pelo comunicado após avaliar outras opções e sua real necessidade de informar por escrito para não ter confusões, faça!

Situações comuns para escrever um comunicado:

– Convite para eventos
– Mudanças em regimento interno
– Falecimento de funcionário
– Aviso de reunião
– Horário de trabalho
– Férias coletivas
– Contratações ou desligamentos
– Troca de informações entre setores

Faça comunicados eficientes!

O texto deve ser claro, direto e entendido facilmente por todos. Como já falamos antes, não há uma receita que sirva a todos os casos, principalmente em relação à linguagem. O comunicado deve ter a cara da empresa, ou seja, o perfil que ela já utiliza para “conversar” com sua equipe no dia a dia por outros meios. Confira cinco dicas capazes de facilitar a escrita do texto e o entendimento (junto com a atenção) do público-alvo.

1) Escolha bem a linguagem

Ela terá a cara da empresa e será variável de acordo com a situação. Um comunicado sobre festa de confraternização de fim de ano tem linguagem diferente do comunicado sobre atrasos, por exemplo. Se a organização está acostumada a utilizar linguagem informal em todas as ocasiões, siga assim no documento. Se sempre utiliza a linguagem formal, então essa é a melhor escolha na hora de redigir um comunicado. O importante é escrever, ler e reler antes de distribuir para ter certeza que a linguagem está
de acordo com a empresa e o conteúdo será compreendido.

2) Formato

Evite textos longos. Divida em frases ou parágrafos curtos. Ah, sempre coloque um titulo que resuma o conteúdo, isso ajuda até mesmo na organização interna e em possíveis buscas nos arquivos quando necessário. O texto deve ser direto, escrito de forma fácil, com palavras simples e de alcance do público. Nunca esqueça: a mensagem deve ser entendida! Quanto menos dificultar, melhor para alcançar o objetivo.

3) Fale com educação

Quer ter sua mensagem bem recebida, compreendida e acatada com mais facilidade pela equipe? Então é importante manter a educação, agradecer a atenção do leitor, evitar palavras secas e duras apenas com ordens. Se vale para a comunicação verbal, quando a linguagem corporal também completa o entendimento, deve valer e ter ainda mais peso na linguagem escrita!

4) Tenha cuidado

Lembre-se: da mesma forma que o comunicado é usado para garantir que a informação da empresa chegue com clareza e certeza aos colaboradores, eles também ficarão com o conteúdo. Por isso, tenha cuidado para não humilhar ou deixar alguém constrangido com as palavras. Com o material em mãos, o mesmo poderá ser usado para eventuais processos e batalhas judiciais contra a empresa.

5) No papel ou digital?

No passado, comunicados eram exclusivamente afixados em murais, painéis ou paredes. No entanto, o modelo nunca garantiu que todos os destinatários receberiam a informação. Tentar fazer isso nos dias de hoje é ainda mais complicado e dificilmente
atingirá todos os colaboradores.

Com o processo de informatização das empresas, tornou-se habitual, ainda que alinhado ou em paralelo aos comunicados impressos, o envio do mesmo conteúdo por e-mail, possibilitando a resposta do colaborador acusando o recebimento e a leitura do mesmo. A prática ainda é bastante usual no meio corporativo.

Quando a organização tem uma rede social corporativa, a comunicação interna fica ainda mais facilitada. A Instrasocial, plataforma desenvolvida para centralizar a comunicação interna e automatizar processos, proporcionando otimização do tempo e aumento da produtividade, oferece o recurso “comunicados” justamente para atender e simplificar a demanda.

Ao utilizar o recurso, o gestor simplifica a forma de comunicar com os colaboradores, pode direcionar a todos ou a um grupo específico de colaboradores, passa a ter uma formatação bem definida e tem a certeza do recebimento pela equipe.

Se sua empresa ainda ocupa o espaço dos e-mails ou murais com comunicados, experimente agora mesmo a ferramenta de comunicados e todas as outras oferecidas pela Intrasocial!

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